“6 agenti IA che catturano, qualificano e contattano ogni lead delle nostre fiere.”

Il contesto

40Factory è un’azienda italiana specializzata in soluzioni Industrial IoT e AI per il manifatturiero. Sviluppa MAT (piattaforma IoT scalabile per connessione macchine), Wilson.ai (agenti conversazionali industriali), Sentra AI (video analytics per processi industriali) e fornisce consulenza strategica sulla digital innovation a OEM e utilizzatori finali di macchinari.

Il modello commerciale 40Factory si basa su vendita consulenziale a costruttori di macchine e operatori industriali, con un ciclo lungo che richiede contatto diretto con responsabili tecnici e commerciali. Le fiere ed eventi B2B di settore (Industry 4.0, automazione industriale, OEM) sono il canale di prospezione primario.

Il problema reale

Il post-fiera era il punto debole del funnel commerciale. Il pattern classico del settore:

• Biglietti da visita raccolti in stand, accumulati in scatole/portacarte/foto sul telefono
• Inserimento manuale nel CRM rimandato di giorni dopo il rientro, con dati inevitabilmente parziali o errati
• Follow-up dilazionati di 7-10 giorni quando ormai il lead non ricorda più la conversazione
• Dati di qualifica persi: le note prese a voce o sui biglietti non finivano mai strutturate
• Reporting evento manuale: ore di Excel per produrre un numero base (quanti lead, da che settori, con che intent)

Il risultato: una quota significativa dei contatti raccolti in fiera non veniva mai recuperata, e quelli recuperati arrivavano troppo tardi nel funnel. Una stima di settore parla di 60% dei contatti fieristici persi e 9 giorni di lag medio sul primo follow-up.

Cosa abbiamo costruito

40Factory ha adottato Linkly, una soluzione sviluppata dal team di Soraia che orchestra 6 agenti IA dedicati al ciclo pre, durante e post-fiera completo:

1. Capture Agent, OCR su biglietti da visita, badge fiera e QR code. Lo stand operativo fotografa, l’agente legge e struttura i dati.
2. Enrichment Agent, cross-referenzia 30+ fonti dati (LinkedIn, registri aziendali, fonti pubbliche) per arricchire ogni contatto con email verificata, ruolo, telefono, info aziendali.
3. Qualification Agent, propone form di qualifica generato dinamicamente sui criteri 40Factory (settore, dimensione aziendale, fit prodotto MAT/Wilson/Sentra, urgenza).
4. Activation Agent, invia il contatto arricchito e qualificato direttamente nel CRM commerciale di 40Factory, già pronto per il team sales.
5. Outreach Agent, manda l’email di follow-up personalizzata dal dominio 40-factory.com entro pochi secondi dalla chiusura della conversazione in fiera, con tono brand e CTA contestuale al ruolo del lead.
6. Analytics Agent, produce il report executive a chiusura evento: lead per settore, costo per lead, pipeline stimata, conversion rate per giornata e per stand, demografia delle persone presenti alla fiera e passate dallo stand.

Sopra i 6 agenti, un consulente Linkly dedicato segue setup ed eventi per garantire qualità del dato e adattamento alle dinamiche specifiche di ogni fiera.

Perché 40Factory ha scelto Linkly

Tre criteri hanno guidato la decisione:

• Tutto incluso in un canone annuale fisso: scansioni illimitate, contatti arricchiti, agenti AI, consulente dedicato. Niente sorprese di prezzo per evento.
• Email follow-up dal proprio dominio: il lead riceve la mail da @40-factory.com, non da un dominio Linkly. Brand integrity preservata.
• Integrazione CRM (nel loro caso HubSpot) + compliance GDPR/EU (DPA art. 28 incluso, infrastruttura EU): zero workaround tecnici, zero ansie legali.

Le obiezioni più comuni (e perché non hanno fermato 40Factory)

Le aziende B2B che valutano Linkly arrivano spesso con le stesse quattro perplessità. Vale la pena affrontarle direttamente.

”Usiamo già l’app della fiera”

Le app fornite dagli organizzatori cambiano ogni evento: interfacce diverse, login diversi, formati di export diversi. Sono poco intuitive, funzionano male sotto carico (proprio nei picchi di affluenza), e nessuna parla col tuo CRM. Risultato: tre fiere all’anno, tre sistemi da imparare, zero continuità storica sui contatti.

Linkly è un solo strumento, sempre uguale, indipendente dalla fiera. La stessa interfaccia a Hannover Messe, a SPS Parma, a un evento privato a Milano. I dati confluiscono nello stesso CRM, con la stessa struttura, con lo stesso storico.

”Abbiamo già un sistema interno”

Capita: una persona del team commerciale ha messo insieme un foglio Excel con macro, o un sistemista interno ha improvvisato uno script. Funziona, ma non scala: nessuna AI di parsing, nessun enrichment automatico, nessun follow-up immediato, nessuna analytics consolidata.

Linkly è un prodotto, non un side-project. Iterato su centinaia di feedback da aziende che vanno in fiera ogni mese. Setup zero-effort: ci pensa l’account manager Linkly. Il sistema interno costa 10x svilupparlo da zero per arrivare allo stesso livello, e dopo 6 mesi è già da rifare.

”I miei venditori non sono digitali, preferiscono carta e penna”

Questa è la più comune. Il commerciale in fiera ha le mani impegnate: parla, stringe mani, scambia biglietti, passa al prossimo prospect. Chiedergli di digitare nel CRM è irrealistico.

Con Linkly, l’unica cosa che deve fare la persona in fiera è una foto del biglietto. Non deve loggarsi, non deve compilare, non deve ricordare. Foto e via. Tutto il resto, parsing del biglietto, arricchimento dei dati, qualifica del lead, invio del follow-up, aggiornamento del CRM, lo fanno gli agenti IA orchestrati dall’account manager Linkly. Setup, configurazione, integrazione, è tutto a carico nostro. Il commerciale continua a fare il commerciale.

”Non mi serve, andiamo in fiera per branding”

Anche se l’obiettivo dichiarato è branding e presenza, spendere decine di migliaia di euro in stand, allestimento e trasferte senza misurare cosa rientra è un peccato.

Linkly non serve solo a recuperare contatti. Serve a avere visibilità reale sulla fiera:

• Quante persone sono passate allo stand
• Che ruoli e che aziende abbiamo incontrato
• Qual è la demografia (settori, dimensioni, geografie) del pubblico effettivo dell’evento
• Cosa hanno detto, su cosa hanno chiesto info
• Quali clienti già attivi sono passati a salutare

Con quei dati alla mano, alla fine della stagione fiere la decisione “questa fiera la rifaccio l’anno prossimo?” smette di essere una sensazione e diventa una scelta data-driven. È la stessa logica del branding: non puoi migliorare ciò che non misuri.

Linkly è il prodotto SaaS di Soraia dedicato a fiere ed eventi B2B. Scopri come funziona su linkly.events →