Le fatture ricevute diventano registrazioni contabili, senza toccare il gestionale
Per: Una filatura
In breve
Un agente IA legge le fatture elettroniche ricevute, in XML e in PDF, e propone le registrazioni contabili. Le prepara nel file che il gestionale sa già importare, così il sistema in uso resta com'è.
Il problema
L'amministrazione riceveva molte fatture passive e le registrava una per una. Il gestionale era chiuso, senza API, e non c'era un modo semplice per collegarci altro. Cambiarlo solo per automatizzare la contabilità non aveva senso.
Cosa abbiamo costruito
- Lettura delle fatture elettroniche ricevute, in XML e in PDF
- Registrazioni contabili proposte dall'agente e controllate dall'amministrazione
- File pronto da importare, nel tracciato che il gestionale accetta già
- Nessuna modifica al gestionale in uso
- Poi, sullo stesso schema, carte di credito e banche, cedolini e fatture estere
Dove lavora l'IA
L'agente legge ogni fattura, riconosce fornitore, importi e voci e propone la registrazione contabile. L'amministrazione la controlla prima che entri nel gestionale.
Da dove si parte
Si parte dalle fatture passive, perché sono tante, arrivano ogni giorno e seguono regole chiare. L’agente non entra nel gestionale. Produce un file nel formato che il gestionale sa già importare, e l’amministrazione lo carica con la procedura che esiste già. Il primo dato da guardare è semplice: quante registrazioni proposte vengono approvate senza correzioni. Quando le fatture girano bene, lo stesso schema si estende a carte di credito e banche, poi a cedolini e fatture estere.
Per chi ha senso
Per le amministrazioni che ricevono molte fatture passive e lavorano con un gestionale chiuso, senza API. Capita spesso con i gestionali di settore, scelti anni fa e difficili da sostituire: invece di cambiarli, si lavora sul file che accettano. Chi lavora in amministrazione controlla le registrazioni invece di scriverle. E se un giorno il gestionale cambierà, cambierà solo il formato del file.
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Daniel Levis
Cofondatore e amministratore delegato
