Dall'offerta firmata in PDF alla fattura e ai solleciti, senza ricopiare dati
Per: Una società di consulenza
In breve
L'agente legge le offerte firmate che arrivano per email in PDF ed estrae i dati che servono. A fine mese prepara le fatture in Fatture in Cloud, confronta gli incassi con le scadenze e scrive i solleciti per chi non ha pagato.
Il problema
Ogni offerta firmata arriva per email in PDF. Qualcuno la apre e ricopia a mano i dati in un file Excel. A fine mese, da quel file, si emettono e si inviano le fatture su Fatture in Cloud, poi si controllano gli incassi rispetto alle scadenze e si scrivono i solleciti per gli insoluti. Gli stessi dati passano di mano più volte, e ogni passaggio è un'occasione per sbagliare.
Cosa abbiamo costruito
- Lettura delle offerte firmate che arrivano per email in PDF
- Estrazione dei dati per la fattura, senza ricopiarli in Excel
- Fatture di fine mese preparate in Fatture in Cloud
- Confronto tra incassi e scadenze, cliente per cliente
- Solleciti pronti per chi non ha pagato
Dove lavora l'IA
L'IA lavora dove oggi si ricopia: legge le offerte firmate in PDF e ne estrae i dati. Da lì in avanti nessuno deve riscriverli, né in Excel né in Fatture in Cloud.
Da dove si parte
Dalla casella email in cui arrivano le offerte firmate. L’agente le riconosce, legge il PDF ed estrae i dati che servono alla fattura, che finiscono in un elenco ordinato al posto del file Excel. A fine mese le fatture sono già pronte in Fatture in Cloud. Poi l’agente confronta gli incassi con le scadenze e prepara i solleciti per chi è in ritardo.
Per chi ha senso
Per società di consulenza, studi professionali e aziende di servizi che fatturano a partire da offerte o contratti firmati. Conviene quando ogni mese qualcuno passa giornate a ricopiare dati e a rincorrere pagamenti, e quando gli insoluti si scoprono tardi perché gli incassi si controllano solo a fine mese. È una situazione molto comune nelle aziende di servizi, ed è spesso un buon punto da cui partire.
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Daniel Levis
Cofondatore e amministratore delegato
