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Come ottimizzare l'onboarding dei dipendenti con Zapier
L'assunzione di nuovi dipendenti è un processo cruciale che può richiedere molto tempo se gestito manualmente. Utilizzando potenti strumenti di automazione come Zapier, Process Street, Gmail e Google Drive, puoi semplificare questo processo in modo efficace. Questa guida pratica spiega come automatizzare la raccolta di informazioni sui nuovi dipendenti, riducendo al minimo l'intervento manuale. Questa automazione è particolarmente utile nei seguenti settori:
- Risorse umane
- Gestione dei talenti
- Servizi amministrativi
Prerequisiti
Prima di iniziare, assicurati di avere i seguenti prerequisiti:
- Un account su Via del Processo
- Un account su Zapier
- Accesso a Gmail
- Accesso a Google Drive
Fase 1: Creare il flusso di lavoro in Process Street
Crea un nuovo processo di onboarding in Process Street, includendo tutti i campi necessari come informazioni personali, informazioni sul ruolo, informazioni sui salari e sulle tasse, iscrizione ai benefit, requisiti tecnologici e documenti da caricare.
Fase 2: Configurare il flusso di lavoro in Zapier
Passaggio 1: record del set di dati creato in Process Street
- Evento: Record del set di dati creato
- Questo evento si verifica quando viene creato un nuovo record nel set di dati di Process Street.
- Trigger: Set di dati «informazioni sui dipendenti»
- Zapier rileva il nuovo record nel set di dati «informazioni sui dipendenti» e attiva l'automazione.
Fase 2: Email di ringraziamento al dipendente
- Evento: Invia email
- Quando viene creato un nuovo record, Zapier invia automaticamente un'email.
- Azione: Email di ringraziamento personalizzata
- L'e-mail include dettagli come il nome e la qualifica del dipendente e altre informazioni contenute nel modulo compilato.
Passaggio 3: crea una cartella in Google Drive
- Evento: Crea una cartella in Google Drive
- Una volta inviata l'email di ringraziamento, Zapier crea una nuova cartella in Google Drive.
- Azione: Nome della cartella con nome e cognome del dipendente
- La cartella viene denominata utilizzando il nome e il cognome del dipendente, come specificato nel modulo.
Fase 4: Caricare il contratto di lavoro
- Evento: Carica il file del contratto di lavoro
- Dopo aver creato la cartella, Zapier carica il contratto di lavoro firmato nella nuova cartella.
- Azione: File, cartella e nome del file
- Il file viene caricato nella cartella e rinominato in base al nome e al tipo di documento del dipendente.
Fase 5: Caricare l'ID
- Evento: Carica file (dell'ID)
- Successivamente, Zapier carica il documento di identità del dipendente nella cartella.
- Azione: File, cartella e nome del file
- Anche questo file viene rinominato e salvato nella cartella corretta.
Fase 6: Carica il modulo fiscale
- Evento: Carica file (modulo fiscale)
- Il modulo fiscale compilato viene caricato nella cartella del dipendente.
- Azione:File, cartella e nome del file
- Il file viene salvato e rinominato in base al contenuto del modulo.
Fase 7: Notifica e-mail delle Risorse Umane
- Evento: Invia email
- Infine, Zapier invia un'email di notifica al reparto risorse umane per informarlo che il nuovo dipendente ha completato il processo di onboarding.
- Azione: Inserisci per email, da email
- L'e-mail include i dettagli del dipendente e conferma che tutti i documenti necessari sono stati caricati.
Fase 3: Risultato finale
- Email di ringraziamento al dipendente:
- Cartella Google Drive con tutti i documenti caricati:
- Invia un'e-mail al dipartimento delle risorse umane con le informazioni inserite dal dipendente:
Grazie a questo flusso di lavoro automatizzato, l'assunzione di nuovi dipendenti diventa un processo semplice ed efficiente. Niente più tempo perso a raccogliere informazioni e caricare documenti manualmente; tutto viene gestito automaticamente. Inizia subito a ottimizzare i tuoi processi aziendali e scopri come l'automazione può migliorare l'efficienza del tuo team delle risorse umane.
Utensili utilizzati
FAQ
- Quali sono i vantaggi dell'automazione dell'onboarding?
- L'automazione riduce il tempo necessario per completare il processo di onboarding e minimizza gli errori manuali, migliorando l'efficienza complessiva.
- Posso personalizzare il flusso di lavoro in base alle mie esigenze aziendali?
- Sì, il flusso di lavoro può essere facilmente personalizzato per includere campi specifici o passaggi aggiuntivi in base alle esigenze della tua azienda.
- Quali altre applicazioni posso integrare con Zapier per l'onboarding?
- Oltre a Process Street, Gmail e Google Drive, puoi integrare molte altre applicazioni come Slack, Trello, Asana e altre per creare un processo di onboarding più completo.
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